InDesign: numeración automática de los títulos de un documento (¡productividad!)

Mucha gente piensa que el dedicarse a una profesión artística como ser diseñador, sólo implica libertad creativa y despreocupación: unos colores por aquí, unos trazos por allá y unas cuantas fuentes “cool” para rematar la obra de arte.

El ser diseñador es esto en parte, claro que sí, pero hay mucho más detrás que a veces los demás no ven. Me estoy refiriendo al proceso. Es decir, a todos los pasos que has seguido para llegar a ese resultado final.

Si piensas que el fin justifica los medios y que lo importante es sólo el producto acabado, lo siento pero estamos en desacuerdo.

Si todavía tienes dudas, por favor, hazte las siguiente preguntas:

• ¿Cuánto tiempo te ha llevado terminar el trabajo?
• ¿Conoces a fondo todas las herramientas del programa que estás usando?
• ¿Estás seguro de que lo has hecho de la forma más eficiente?
• En el caso de que tengas que hacer cambios dentro de una semana, ¿tendrás que repetir todo el proceso?

Éste es el sentido del tutorial de hoy. Convencerte de que no siempre somos tan productivos como podríamos. Y casi en el 100% de los casos es por un desconocimiento profundo del software en cuestión.

Siempre que pueda voy a ofrecerte artículos como el que ahora vas a leer. Porque mi objetivo no es sólo enseñarte a manejar los mejores programas, sino ayudarte a ser un diseñador más eficiente y competitivo.

InDesign y el proceso de automatización de apartados (entre otras cosas)

Y tu te preguntarás…¿qué tiene que ver esto con la productividad?, y yo te respondo: ¡todo!

A lo largo de estos años haciendo procesos de selección a diseñadores, he tenido la oportunidad de hablar con ellos y preguntarles acerca de sus conocimientos, métodos y procesos en el manejo de InDesign.

Ni te imaginas la cantidad de veces que he recibido respuestas como éstas:

• “Yo los números de página los pongo a mano. Total, tampoco he maquetado nunca más de 10 páginas seguidas…”.
• “El índice lo meto también a mano. No se puede hacer automáticamente en InDesign”.
• “Los apartados los voy numerando sobre la marcha“.
• “Sólo uso InDesign para maquetar trípticos o folletos. Para documentos largos, uso Word“.
• “Prefiero maquetar documentos con Illustrator. Es que siempre lo he hecho así“.

¿¿¿WTF??? 😉 .

Estoy seguro de que alguna “perla” de estas te resulta familiar, ¿verdad?

Y es ahora cuando yo te devuelvo las preguntas, para que reflexiones:

• ¿Qué pasará cuando tengas un documento o libro de 100 páginas o más? ¿Meterás también entonces los números de página a mano?
• Cada vez que hagas un cambio en el documento o insertes una página, ¿volverás a rehacer el índice?
• Si insertas un nuevo apartado, ¿volverás a renumerar todos ellos uno por uno?
• ¿Cuánto vale todo el tiempo que vas a perder haciendo esto a mano?
• ¿Eres consciente de que las probabilidades de que cometas un error son casi del 100%?
• ¿Por qué usas programas destinados a otros fines cuando InDesign está preparado y optimizado para maquetar documentos extensos?

De todas formas, tenemos que reconocer que los señores de Adobe no nos han puesto nada fácil algunas cosas que en otros programas, como Word, son intuitivas:

• En Word todo el mundo (o casi) sabe numerar las páginas de forma automática.
• En Word todo el mundo (o casi) sabe generar también un índice automático.
• En Word todo el mundo (o casi) sabe qué hacer para que los títulos de cada apartado se “auto-numeren”. O mejor dicho, Word lo hace por nosotros sin preguntar.

Entonces, ¿porqué un programa destinado a la maquetación como InDesign nos pone las cosas tan difíciles? ¿Porqué a veces el diseñador tiene que estar al servicio del software y no al revés?

Tienes que entender que InDesign, a diferencia de Word u otros, es un software destinado a fines y resultados profesionales. Es por ello que tiene que albergar en “sus entrañas” muchas herramientas y funciones para conseguir llegar a niveles donde otros programas no pueden.

Esa complejidad es la razón por la que, a veces, la curva de aprendizaje se nos hace tan cuesta arriba.

Si a eso añadimos que InDesign no es un programa tan espectacular o efectista como Photoshop o After Effects, la escena está servida: no nos molestamos en profundizar y ver hasta dónde nos permite llegar InDesign, y nos quedamos en la superficie, con cuatro herramientas básicas para salir del paso…

Por eso, vamos a empezar a poner soluciones desde ya.

¿Quieres maquetar más rápido? ¿Quieres no volverte loco con el más minimo cambio o modificación en tu documento de más de 100 páginas?

Perfecto. Pues vamos a aprender ya a automatizar la numeración de los títulos en los diferentes apartados de un documento. Algo fundamental y aún menos intuitivo (si cabe) que generar índices o números de página automáticos en InDesign.

Paso 1: Crear estilos de párrafo

Bien, lo primero que te recomiendo hacer siempre que empieces un proyecto en InDesign, es crear los diferentes estilos de párrafos que vayas a necesitar. Por lo menos, los más básicos. A medida que avances en la maquetación del documento, podrás ir creando más estilos si surge la necesidad.

Para seguir este tutorial, necesitarás los siguientes:

• Estilo de párrafo para títulos de primer nivel. Serán del tipo “1. Título Nivel 1”, “2. Título Nivel 1”…etc
• Estilo de párrafo para títulos de segundo nivel. Serán del tipo “1.1. Título Nivel 2”, “1.2. Título Nivel 2”, “2.1. Título Nivel 2”…etc
• Estilo de párrafo para títulos de tercer nivel nivel. Serán del tipo “1.1.1. Título Nivel 3”, “1.1.2. Título Nivel 3”, “1.2.1. Título Nivel 3”, “2.1.1. Título Nivel 3”…etc
• También puedes crear un estilo para un párrafo básico con texto de relleno. No es indispensable, pero nos servirá para dar más credibilidad al resultado.

De este modo tendremos tres niveles anidados para los diferentes títulos del documento.

Podríamos crear todos los que quisiéramos, pero para que aprendas el proceso será suficiente con tres.

Ahora no nos vamos a detener a valorar si los estilos de párrafo son de un tamaño o estilo visual adecuado. Sin que sirva de precedente, hoy no buscamos belleza en el diseño, sólo estilos funcionales. Es decir, puedes elegir la fuente, color, tamaño, interlineado o sangrado que quieras.

Para crear un estilo de párrafo cualquiera, puedes seguir estos pasos:

1. En la parte superior del interfaz de InDesign, ve a: “Ventana -> Estilos -> Estilos de Párrafo”. Si no está ya marcado, te aparecerá el panel de estilos de párrafo anclado en el sidebar o bien libre en cualquier punto de la pantalla.
2. En la pestaña superior derecha de este panel, deberás clickar para mostrar todas las opciones disponibles. Podrás seleccionar enconces: “Nuevo estilo de párrafo”.
3. Ahora ya puedes crear tantos estilos de párrafo como necesites y con el estilo que quieras. No hace falta que pierdas mucho tiempo en dejarlos bonitos. Bastará con que cumplan su función.
4. Dejamos por un momento el panel de estilos de párrafo y vamos a las páginas del documento. Ya puedes redactar los títulos y párrafos básicos de la forma más descriptiva posible, para luego no hacerte un lío.
5. Ve seleccionando uno a uno los diferentes títulos y textos, a medida que les vas asignando desde el panel, los estilos de párrafo correspondientes.

Si has seguido todos estos pasos correctamente, habremos llegado a un resultado parecido al siguiente:

Ahora sólo nos queda añadir la numeración a los títulos principales de primer, segundo y tercer nivel.

¡Por favor, no los escribas a mano! 😉

Paso 2: El truco está en las viñetas y numeración

Bien, hemos llegado a la parte clave de este tutorial.

¿Qué tenemos que hacer para que InDesign añada automáticamente la numeración a los títulos de cada apartado? ¿Cuál es ese secreto oculto durante siglos?

Seguro que estás acostumbrado a usar las viñetas para hacer tus listas numeradas o con bullets, pero hoy vamos a darles un uso diferente.

No es precisamente un proceso intuitivo, pero sí muy simple:

1. Vamos a nuestro panel de estilos de párrafo y con el ratón hacemos click derecho sobre aquel estilo de título (no párrafo básico) que queramos editar. Elegimos entonces: “Editar ‘Nombre del estilo’ “. Ésto ha sido fácil, es lo mismo que has tenido que hacer para darle estilo a tus títulos y párrafos hace unos minutos.
2. Deberás seleccionar: “Viñetas y numeración” en el listado de la izquierda.
3. Ahora viene lo interesante. Debajo de “Nombre de estilo”, tendremos una serie de opciones y parámetros que son los que nos permitirán convertir una lista normal en títulos auto-numerados.
4. En: “Tipo de lista”, elegiremos “Números”. La “Lista” puede quedarse “Por defecto”.
5. En el apartado de “Nivel” tienes que estar atento, ya que será quien determine si estamos hablando de un título de primer, segundo o tercer nivel (y así sucesivamente). Elige entonces “1, 2 ó 3”, en consecuencia.
6. En “Estilo de numeración” podrás seleccionar el que quieras. Yo, personalmente, elegiría el más común para empezar: “1, 2, 3, 4…”.
7. El parámetro a introducir en “Número” es probablemente lo más importante:
• En el caso de que queramos automatizar un título de primer nivel, deberemos escribir: “^#.” ¿Qué significa esto?. Es muy simple: “^#” es una variable autoincremental que InDesign irá utilizando para numerar automáticamente los diferentes títulos de primer nivel, en este caso. El punto que hemos puesto a continuación simplemente nos servirá para separar los caracteres y darle algo de gracia al título. Es decir, el resultado será algo similar a ésto: “1. Título Nivel 1”.
• En el caso de que queramos automatizar un título de segundo nivel, deberemos escribir: “^1.^#.”. Vaya, otra cosa nueva: “^1” es otra variable que representa la auto-numeración del primer nivel. Después se escribirá un punto, y a continuación “^#.”. que ya sabemos qué significa. Esto generará un título del tipo: “1.1. Título Nivel 2”.
• En el caso de que queramos automatizar un título de tercer nivel, deberemos escribir: “^1.^2.^#.”. Esto ya parece estar más claro. Al hablar de un título de tercer nivel, debemos introducir una nueva variable a continuación de “^1.”. En este caso “^2”, que permitirá a InDesign añadir la auto-numeración del segundo nivel. De este modo, tendremos nuestro título así: “1.1.1. Título Nivel 3”.
• ¿Puedes deducir qué deberías escribir para un título de cuarto nivel? Exacto: “^1.^2.^3.^#.”.
8. Ya hemos hecho lo más difícil. En “Estilo de carácter” podremos poner el que queramos, o bien ninguno.
9. No olvides seleccionar “Modo: Continuar desde número anterior”. Esto permitirá que los diferentes títulos se vayan numerando sucesivamente.
10. Finalmente, deberás marcar “Reiniciar números en este nivel después de: Cualquier nivel anterior”. De este modo, cuando haya un cambio de nivel superior, el nivel anidado se volverá a numerar desde el principio.
11. La “Posición de viñeta o número” puedes ponerla a tu gusto.

Bueno, ¿estás hecho un lío? 😉 . No te preocupes, es totalmente normal.

En el caso de que tengas cualquier duda del proceso que acabas de leer, no tienes más que seguir al pie de la letra los pantallazos que te dejo a continuación:

► Títulos de primer nivel:

► Títulos de segundo nivel:

► Títulos de tercer nivel:

Paso 3: Prueba y verás que funciona

Después de todos estos pasos y, si todo ha ido bien, tu documento debería tener una apariencia similar a ésta:

Pero ahora viene lo mejor de todo…¡funciona! o por lo menos…debería 😉 .

Para asegurarte de que todo está correcto, puedes hacer todas las pruebas que quieras: añade o elimina títulos de cualquier nivel y podrás comprobar cómo InDesign renumera automáticamente el resto de títulos del mismo nivel.

Ahora imagina que estás maquetando un manual de instrucciones de 300 páginas, con 500 títulos en total de diferentes niveles. ¿Puedes imaginar lo que sería volver a numerar a mano todos los títulos si tuvieras que hacer cualquier cambio? ¿Cuánto tiempo perderías haciéndolo? ¿Cuántos errores podrías llegar a cometer?

Gracias a este pequeño proceso de automatización de hoy, puedes ahorrarte tranquilamente varias horas de trabajo improductivo.

Estoy seguro de que ahora ya eres consciente de la importancia que tiene automatizar procesos, siempre que nos sea posible.

Vídeo explicativo

Si después de leer este tutorial todavía tienes dudas, o eres de los que piensa que “un vídeo vale más que mil palabras” 😉 , no te preocupes.

En el siguiente vídeo te explico con todo detalle el proceso que hemos seguido paso a paso, para que no tengas ningún problema y puedas conseguir el objetivo de hoy.

Estaré muy orgulloso si el tutorial de hoy te ha resultado práctico y beneficioso para tu día a día profesional.

Y, por supuesto, me encantará recibir sugerencias y comentarios acerca de tus experiencias sobre éste o temas similares.

Gracias por estar aquí otra vez, y ¡nos vemos pronto!